Gall trefnu digwyddiad deimlo fel tasg lethol, a heb drefnu a meddwl ymlaen llaw, gall fod.
Ond gyda blaengynllunio a pharatoi da, gallwch sicrhau bod y digwyddiad yn rhedeg yn esmwyth.
Dyma grynodeb o'r pwyntiau i'w hystyried wrth gynllunio digwyddiad;
1. Cynllunio strategol
Penderfynwch ar y tair nod bwysicaf rydych chi am eu cyflawni a phwy fydd eich cynulleidfa darged o gynrychiolwyr.
2. Penderfynu ar y tîm cynllunio
Recriwtiwch y personél angenrheidiol sy'n briodol ar gyfer y gwahanol rolau. Pennwch pwy fydd yn gyfrifol am y tasgau amrywiol fel cofrestru a theithio, cysylltu â siaradwyr a choladu cyflwyniadau ac wrth gwrs rheoli'r lleoliad.
3. Cyllideb
Mae'n bwysig iawn cyfrifo'ch cyllideb yn ystod camau cynllunio cynnar digwyddiad, gan ystyried yr holl gostau a ragwelir a gosod cyfradd realistig ar gyfer cynrychiolwyr. Bydd ceisio cael noddwyr (e.e. brandio, arddangos) ar gyfer y digwyddiad yn helpu gyda'r gyllideb.
4. Dyddiadau a lleoliad
Penderfynwch ar yr adeg o’r flwyddyn, diwrnod yr wythnos a hyd y digwyddiad fwyaf priodol. Cofiwch gadw mewn cof unrhyw beth a allai wrthdaro â'ch digwyddiad fel digwyddiad cystadleuol, gwyliau cyhoeddus a gwyliau ysgol a digwyddiadau mawr eraill sy'n cael eu cynnal yn yr ardal.
Wrth ddewis y lleoliad, mae'n bwysig ystyried y lleoliad o ran mynediad at drafnidiaeth gyhoeddus, pa mor hawdd yw hi i deithio mewn car ac a oes parcio ar gael i geir. Os yn bosibl, bydd yn bendant o fod yn werth chweil cynnal archwiliad safle ar yr adeg hon i sicrhau bod y lleoliad yn cyflawni'ch holl ofynion. Yn ogystal â gweld y cyfleusterau, bydd hyn yn rhoi cyfle i chi gwrdd â staff cynadleddau'r lleoliad a thrafod manylion eich digwyddiad wyneb yn wyneb.
5. Rhaglen
Ceisiwch sicrhau bod y rhaglen yn amrywiol ac wedi'i theilwra at wahanol lefelau egni a fydd yn amrywio yn ôl yr amser o'r dydd. Mae brwdfrydedd yn isel ar ôl cinio felly ystyriwch rai gweithgareddau gweithdy neu adeiladu tîm yn ystod y cyfnodau hyn. Beth am gynnig cyfle i bobl roi cynnig ar rywbeth newydd neu ddatblygu sgil newydd? Cofiwch neilltuo digon o amser i baratoi’r gweithgareddau hyn wrth archebu'r lleoliad. 6. Marchnata'r digwyddiad Os ydych chi'n trefnu cynhadledd i gwmnïau allanol ei mynychu bydd angen i chi ystyried y ffyrdd gorau o roi gwybod i bobl am eich digwyddiad. Yn y senario hwn, mae'n well marchnata'r digwyddiad yn gynnar er mwyn cael cymaint â phosibl o bobl i fynychu.
6. Marchnata'r digwyddiad
Os ydych chi'n trefnu cynhadledd i gwmnïau allanol ei mynychu bydd angen i chi ystyried y ffyrdd gorau o roi gwybod i bobl am eich digwyddiad. Yn y senario hwn, mae'n well marchnata'r digwyddiad yn gynnar er mwyn cael cymaint â phosibl o bobl i fynychu.
7. Deunydd cynhadledd
Mae'n bwysig iawn sefydlu hunaniaeth gynhadledd y gellir ei defnyddio cyn y digwyddiad, yn ystod y digwyddiad ac ar ôl y digwyddiad. Bydd yr hunaniaeth hon yn cael ei defnyddio gan y trefnwyr mewn deunyddiau printiedig ac electronig yn ogystal â gan fynychwyr mewn cyfryngau cymdeithasol a blogiau. Cofiwch roi hashnod # i'ch digwyddiad fel y gall cyfryngau cymdeithasol gynyddu ymwybyddiaeth.
8. Cynllun a seddi
Mae'n debyg y bydd cynrychiolwyr yn eistedd am gryn amser felly gwnewch yn siŵr bod yr ystafell gyfarfod yn briodol ac yn gyffyrddus. Gwiriwch fod digon o olau ac awyr iach i gadw pobl yn effro a sicrhewch fod digon o le i symud o gwmpas. Ystyriwch raglen y gynhadledd wrth benderfynu ar y ffordd orau o osod yr ystafell gyfarfod.
9. Cyfarpar
Gwiriwch pa gyfarpar sydd ar gael yn yr ystafelloedd cynadledda ac a oes unrhyw gostau cudd ar gyfer llogi cyfarpar, oherwydd gall hyn ychwanegu cryn dipyn at y gost. Efallai y bydd gan bob cyflwynydd ofynion gwahanol felly gofynnwch pa gyfarpar y bydd eu hangen arnynt. Trefnwch i brofi'r cyfarpar cyn y digwyddiad er mwyn sicrhau eich bod yn deall beth sydd ar gael a sut mae'n gweithio - bydd hyn yn lleihau straen ar y diwrnod. Ymhlith y pethau eraill i'w hystyried mae llieiniau byrddau cofrestru, allweddi mynediad, llungopïo a chodau Wi-Fi.
10. Pecynnau cyflwyno a phecynnau cynrychiolwyr
Bydd yn ddefnyddiol i gynrychiolwyr gael gwybodaeth am raglen y gynhadledd wrth gyrraedd. Gallech ystyried paratoi pecyn o wybodaeth gysylltiedig ddefnyddiol i’w roi iddynt, a allai gynnwys 'rhoddion' hyrwyddo. Neilltuwch ddigon o amser i baratoi’r rhain cyn diwrnod y digwyddiad oherwydd gallent gymryd mwy o amser na'r disgwyl i'w paratoi. Yn well fyth, ystyriwch roi'r holl wybodaeth ar gof bach USB wedi'i frandio neu sicrhau ei bod ar gael trwy ap ffôn symudol.
11. Arlwyo
Os ydych chi ar becyn cynrychiolwr dydd, gwiriwch yn union beth sydd wedi'i gynnwys a'i fod yn cwrdd â'ch gofynion. Trafodwch y bwydlenni gyda Chydlynydd Cynadleddau eich lleoliad a fydd yn gallu eich cynghori ynghylch yr opsiynau gorau ar gyfer eich grŵp. Mae arlwyo yn un o'r meysydd sydd bob amser yn cael llawer o adborth, felly cymerwch yr amser i ddewis rhywbeth priodol a fydd yn plesio, gan ystyried gofynion dietegol arbennig
ac opsiynau bwyta'n iach. Gwiriwch y bydd y ddarpariaeth arlwyo yn gallu ymdopi â nifer y cynrychiolwyr yn yr amser dynodedig sydd ar gael.
12. Mynd trwy bopeth a pharatoadau terfynol
Lluniwch restr wirio sy’n rhedeg drwy'r diwrnod cyfan o'r dechrau i'r diwedd, gan nodi pob gweithgaredd yn fanwl. Ystyriwch a oes digon o amser yn cael ei roi ar gyfer pob elfen, gan gynnwys amser i gynrychiolwyr symud o A i B a sut byddwch yn rheoli hwyrddyfodiaid. Ticiwch yr holl ddeunyddiau y mae angen i chi fynd â nhw gyda chi, gan gynnwys unrhyw flodau neu wobrau.
Lawrlwythwch ein Rhestr Wirio Cynllunio Digwyddiad a'r Canllaw Digwyddiadau Gwyrddach.
